步骤1：选择同一个细分市场的受众。TAB 对产品和服务有具体的分类，例如管理数字文档的与管理纸质文档的分开。根据潜在客户最感兴趣的类别可以很自然地将他们分成不同的群体。
　　该团队从数据库中选择了两个细分市场作为营销活动的目标：细分市场1—潜在客户对纸质文档管理解决方案感兴趣；以及细分市场2—潜在客户对混合文档管理解决方案(纸质和数字) 感兴趣。
　　由于这是该团队首次以这些团体为目标开展电子邮件营销活动，因此他们必须将这些潜在客户从数据库中单独划分出来。为此，该团队对过去12个月内的行为数据进行了分析。对以上两种产品中的任一种感兴趣的潜在客户都被归入这个细分市场。满足条件的行为包括：下载相关白皮书、案例研究或工具组；参加相关的网络研讨会；在TAB的相关网页上逗留15秒以上；其他相关活动。
　　步骤2：理清基本的购买周期。潜在客户的培养是为了将潜在客户的一般兴趣转化为主动购买的需求。就采购途径来说，不同行业有所不同，每个客户之间也可能存在差异。但内皮恩的团队并不需要绘制出复杂的采购路线图，只需要证明通过电子邮件培养潜在客户的做法确实有效就行了。
　　该团队将重点放在整个流程的简化上，并总结出了客户在购买前会经历的五个基本步骤：
　　1. 认识到问题：潜在客户意识到其公司在记录管理方面出现了问题。
　　2. 教育：潜在客户希望多了解关于解决方案的信息。
　　3. 品牌评价：潜在客户会评估不同的解决方案提供商。
　　4. 反对：潜在客户在选择解决方案上遇到了反对意见。
　　5. 决策：潜在客户做出选择。
　　步骤3：对应购买周期调整内容。内皮恩将这次营销活动视为调整公司内容库用途的一次绝佳机会。TAB 定期发布教育白皮书、工具组、案例研究、网络研讨会和其他类型的内容。
　　“这让我们能确保用所创造的资产吸引更多的潜在客户、衡量其资质和帮助销售部门促成业务。”内皮恩说。
　　该团队将对应上述两个细分市场内的潜在客户需求的内容搜集起来，经过进一步整理，然后以潜在客户处于购买周期中不同阶段的需求为标准，对内容进行归类。比如说，该团队以“你需要空间管理解决方案的8个迹象”为题，收集了相关的文章、工具组、案例研究和白皮书。这些内容面向的潜在客户来自纸质文档管理的细分市场并且处于购买周期的第一阶段。
　　这个团队将内容整理为各自独立的引导页，每个细分市场都有一个专属的页面，分别对应购买周期的不同阶段。
　　举例来说，针对纸质文档管理细分市场的第一阶段的引导页包括以下内容：标题：“你需要空间管理解决方案的8个迹象”；网页上以文本为主的文章；下载相关的工具组、白皮书、案例研究和其他内容的链接；TAB联系方式的链接。
　　这个页面上并没有设置导航栏，页面的最下方只保留访问该公司网站的惟一一个链接。对页面内容的这种限制有助于让访客将注意力放在内容上，避免因浏览TAB网站的其他链接而分心。
　　步骤4：针对购买周期的每一阶段组织电子邮件的内容。现在该团队会针对购买周期的每一阶段来设计内容，因而提供了五种电子邮件将内容推送给潜在客户。
　　这些电子邮件采用了人们熟悉的设计。针对纸质文件管理细分市场的第一阶段的电子邮件包括以下内容：标题：你需要空间管理解决方案的8个迹象；公司横幅图片；个人欢迎词；八行标准的邮件内容；引导页的链接；TAB 联系方式的链接；页脚。
　　电子邮件的宣传内容针对的是这个细分市场的潜在客户的需求。邮件不长，内容大部分是文本，风格更贴近私人信件而不是广告。
　　步骤5：建立追踪、评分和提示体系。这一步骤旨在分辨哪些潜在客户对销售团队来说是最佳的销售线索。每个潜在客户都会根据其行为、个人档案和数据进行评估。如果评估的分数达到了一定的标准，该潜在客户就会被视为适合开展销售的对象。
　　内皮恩的团队将评估销售线索的机制仅应用于这一次的营销活动，并未推广到整个系统。潜在客户会按照收到营销的电子邮件和浏览引导页时的互动而获得评分。
　　这次营销试点活动的结果让内皮恩有了足够的信心，从而调整TAB 的电子邮件营销方向。
　　“潜在客户培养是我们公司的电子邮件营销的新形态，”他说，“下一步，我们将会横向拓展这类营销活动以覆盖其他主题，而且我们还打算使用更复杂的决策树逻辑，以判断应针对购买周期的下一阶段提供哪些信息。”
　　销售线索评估和提示系统还让销售人员更容易将精力用来与最有价值的潜在客户接触，而不必在诸多“潜在线索”中大海捞针。
　　“由于我们的销售人员能够立刻知道该着手挖掘那一条线索，因而他们备受鼓舞……他们用不着亲自过滤潜在客户了。”内皮恩说。