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  • 兽药企业怎样开会更有效
    来源:兽药营销网  发布日期:2011-02-13  发布者:晓天  共阅1465次
       很多企业会议开的没有效率,浪费了大量的时间、人力和物力,甚至可以说有些企业管理者不会开会。会议怎么开、如何更有效率,是值得很多企业管理者认真探讨的一个重要议题。有个数据表明,中国人单位时间内创造的平均价值不及美国的1/5,可见中国企业效率之低,这与开会有很大的关系。很多企业会议种类繁多,战略会、总裁办公会、经营例会、生产例会、业务会、务虚会、沟通会、吹风会……不一而足,而会议效率是整个社会效率的集中体现。会议效率低下,就不能指望整个社会效率提升。所以说,如何开好一个会,非常值得探讨。

      从卓越管理模式的观点看来,要开好一个会,必须从会前准备、会中控制、会后跟踪三个环节把握好,才能保证会议的高效率和出效果。

      一、会前准备

      会前准备包括确定议题、与会人员、会议程序、文件准备、发言时间、现场纪律、指定会议记录人、下发会议通知等诸多内容。现在很多企业开会事先准备不足的情况普遍存在,主要表现在,会议大都是临时性的,给与会人员准备的时间太少,结果开会时,与会人员缺乏充分的准备,因而对这个问题的想法肯定不是深思熟虑的,因而对会议的贡献、集合效应就体现不出来。

      二、会中控制

      会中控制不好,更是国内会议存在的普遍问题。这主要表现在:

      1、主持人参与表达意见。这是不符合会议要求的,特别是带有表决性的会议,更是如此。主持人的主要职能是维持会场秩序,在保证会议秩序良好、且不偏离主题的情况下,使会议顺利进行。

      2、会议偏离主题。这是最常见的现象。很多发言人随兴而发,有时一发而不可收拾,等回归主题时,已经浪费了很多时间。

      3、领导先发言。在中国唯上、重人情、好面子的文化氛围中,领导先发言,就等于对事情定了调,其他人就不敢表达自己的真实意思了。这是一种隐形的浪费。

      4、持不同意见的双方互相争论。按照会议要求,与会人员对正在发言者的意见有不同看法时,不能直接向发言人提出,而应该先向主持人提出,在征得主持人同意后,才能发言;而且发言针对发言人,而要针对所要讨论的议题。如果直接向发方者提出,就可能引起争论,搞不好会面红耳赤,甚至互相攻击、不欢而散,既冲淡了会议主题,转移了注意力,又浪费了时间。

      5、随意增加议题。要想保证会议的效率,一定要按照事先准备的、既定的议题来讨论。所谓“凡事预则立,不预则废,如果临时增加没有准备的议题,现场发挥,在资料准备不充分的情况下很难就新增议题做出正确的决策。

      6、事情议而不决。对于一个组织来说,召开会议就是为了解决问题,在充分准备的前提下,对某一个议题做出决策。如果议而不决,就失去召开会议的价值了,就会造成浪费。

      7、发言超时。会议发言超时,可以说是中国开会的一个痼疾。由于事先没有发言时间规定,或者规定了发言时间没有得到认真遵守,结果很多人发言超时,最终就导致会议延长,使会议效率大打折扣。

      8、领导人一言堂。对于那些权力欲比较强的领导人来说,会议是他们展示自己权力的一个重要表现形式,所以,逢会必发言,而且成为会场声音的垄断者,剥夺了其他与会人员的发言机会和发言权力,失去了博采众长、发挥集体智慧的意义了。

      9、有些人奉行事不关己、高高挂起的原则。这些人害怕得罪领导,所以,只带着耳朵来开会,很少发言,或从不发言。对会议没有贡献,这也是一种资源浪费。

      三、会后跟踪

      这也是会议存在问题比较多的一个领域。这些问题表现在:

      1、不做或不会做会议纪要。会议纪要是保证会议成果、事后检查监督的重要形式,也是记录企业历史的重要文字资料,如果没有会议纪要,那会议的效果就很难得到保证,企业的历史也难以述说。还有,很多企业虽然知道要做会议纪要,但不知道怎么做。一般来讲,会议纪要包括会议时间、地点、与会人员、会议议题、会议内容、议决事项等方面;在会议进行时,指定的会议记录人应该坐在主持人身边,以便对发言是否需要记录以及记录是否准确等问题,随时向主持人核对。如果主持人也拿不准,就应该向发言人核实,直到记录内容准确无误为止。

      2、对会议决定事项没有跟踪安排。每个会议都应该有议决事项,这些需要做的事情应该在会议上就确定由谁负责来做、什么时间做、做到什么标准(程度)、谁负责监督检查等,并对下一次会议做出直接或间接规定,都要有明确规定,即要有一个跟踪计划,这样才能保证会议的成果得到落实。否则,开再多的会、会议决定多少决议,也是一场空。

      3、会后没有服务。会议应该将会议纪要、照片(如果有的话)等一些资料在相应的时间内发给与会人员。这样才算一个完整的会议。  

      总之,会议是一个易于提高效率、形成决策的场合,也是最容易浪费资源而不易察觉的场合。开好会议是每一个管理者都应该面对的重要课题
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