兽药企业如何提高开会效率

来源：兽药营销网  发布日期：2011-02-13  发布者：晓天  共阅1442次

开会效率低表现在以下几个地方：

1 没有目的性，形成多中心会议；

2 开会只是为了走形式；

3 主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力；

4 开会者缺乏效率观念，不准时参加；

5 重复。重复内容发言，众多陪会者重复表态；

6 对于许多问题反复研究，却不能形成决议；

7 汇报不得要领，像流水帐。

开会总是时间和人力的耗费，所以应该计算成本。日本大阳工业公司每次开会都用以下公式计算成本：

会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时）

这是因为劳动产值高于平均工资，所以要乘以3，又因为参加会议中断经常性的工作，损失要以2倍计算。如此算来，开会的成本的确很高。如果我们每次会前都计算成本并由召集单位支付的话，可能会议次数会大大减少。即使不得已开会，也要尽量减少开会人数，压缩会议时间。

兽药营销网认为只有出现以下几种情况才可以考虑开会：

1 必须依靠集思广益才能解决的问题；

2 按常规步骤来不及决定的事情；

3 需要作出决定的事；

4 发生重大变革和实行新方法时；

5 会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。

怎样提高开会效率，兽药营销网建议从以下几个方面做起：

1 保证会议要有内容，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题；

2 及时开会。在得到重要情报或要要求作出决策时应立即召开，以保证有充分的时间采取行动；

3 支持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线；

4 支持人在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备。正式会议，还要把议程发给参会者；

5 出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会；

6 一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时；

7 会议的重要原则是议事不议人。不要轻易按照少数服从多数的原则确定最后方案；

8 会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率；

9 会议结束前要做总结，建议行动方案，明确责任和规定期限。不能落实的会议是无效的。

如果想缩短会议，一是临下班开会；二是站着开会；三是限定会议时间，到时就鸣铃。如果作不出决议，说明这个问题不适合在会议上解决。
会议效率低下的表现在以下几个地方：
从会议主持者而言：

一、没有拟出明确的会议大纲和讨论议题；

二、没有把握好会议中心，既包括议题中心也包括人员中心；

三、主持者会前准备不充分，临场发挥；

四、对于陈述问题主次不分，反复强调一些无关精要的话题；

五、缺乏协调与会者关系和观点的能力等。
从与会者角度而言：

一、接到开会通知后没有充分的思考和准备；

二、事先没有拟定与会问题；

三、会上汇报不得要领，缺乏逻辑和主次，如流水账一般；

四、语言不精简，反复强调已经发言内容；

五、问一些没有水平的问题，浪费时间等。
从双方的角度而言：

一、没有时间观念，迟到早退，严重影响会议效率；

二、开会配合不到家，中途打断现象严重；

三、双方心知肚明，纯粹为了走形式而已，却还在浪费时间；

四、公私不分，公事私事都摆到桌面上说；

五、会后没有及时监测实施效果或者反馈信息等。
开会总是时间和人力的耗费，其成本是不容忽视的。那么首先我们的确定一下开会的范围，其次再说怎样提高效率的问题。
只有出现以下几种情况才可以考虑开会：
一、会议为日常规划中必须开的例会；
二、必须依靠集思广益才能解决的问题；
三、按常规步骤来不及决定的事情；
四、遇到需要商量和需要作出决定的事；
五、发生重大变革和实行新方法时；
六、会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定等。
其次，如何提高开会效率，建议从以下几个方面做起：
一、搞好与会前工作：做好必要的调查工作，保证会议要有内容 ，准时到场并安排好一切；支持人和参会者都要守时。如有迟到者，象联想规定的那样，在会场当众站立几分钟，下次很少有人愿意再吸引大家的视线；
二、规划好开会流程：主会者在会前明确通知会议目的、程序、时间、地点，让参会者有所准备。正式会议，还要把议程发给参会者；
三、把握好开会主题：主会者开会开始的时候列出开会议题和大纲，明确要解决的问题。开门见山，直奔主题；
四、控制好开会人数：出席讨论和决策的会议人数以5-7人为最佳。出席会议超过20人，只能通报情况或布置工作，更多的人只适合于报告会和表彰会；
五、控制好开会时间：一般会议时间以一小时为宜，大型报告会也不应超过两个小时。生理学家认为，脑力的最佳状态只能保持45分钟，人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时；
六、控制好开会环境：会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛，有利于思想的交流与沟通，提高会议效率；
七、把握好开会原则：会议的重要原则是议事不议人，对事不对人，缓解冲突；理解你的听众，发言者注意语言简洁和口齿清晰；会议组织者要严防跑题和浪费时间；防止冷场，适当的时机及时补充；及时总结并做好会议记录，建议行动方案，明确责任和规定期限，不能落实的会议是无效的。
八、创意开会的形式：一是临下班开会（大家想回家自然想提高效率）；二是站着开会（站久了人可受不了，而且不会有人打瞌睡）；三是限定会议时间，到时就鸣铃；四是饭前开会（还没有人不想吃饭的）等，当然各种形式自有其利弊，关键还看我们怎样利用了。
九、做好会后的工作：实时检查会议的执行状况搞好反馈信息并作出修正建议或者行动，唯有如此才能保证会议的效果更好的实现。

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